À propos de cet ATALK
Bienvenue dans un nouvel épisode d’ATALKS, où nous explorons la transformation du reporting ESG chez THOM Group avec la plateforme APLANET.
🎤 Andreas Doucet, CSR Project and Reporting Officer chez THOM Group, partage ses perspectives et expériences dans l’amélioration des processus de reporting ESG grâce à l’intégration d’APLANET.
Cet entretien vise à démontrer comment la technologie peut être exploitée pour accroître l’efficacité, la transparence et l’engagement des parties prenantes dans le reporting ESG.
Principaux points de discussion :
- Défis du Reporting ESG : Andreas discute des complexités rencontrées par THOM Group dans la gestion des données ESG dispersées à travers diverses entités internationales, et comment ces défis ont été exacerbés par les méthodes manuelles antérieures.
- Solutions APLANET : L’intégration de la plateforme APLANET et ses avantages en termes de personnalisation et d’ergonomie, facilitant ainsi l’adoption et l’utilisation par les équipes de THOM Group.
- Résultats obtenus : Amélioration notable de la rapidité et de la précision dans la collecte des données ESG, avec une réduction significative des délais de reporting, passant de plusieurs mois à quelques semaines.
- Impact sur l’engagement : L’utilisation d’APLANET a renforcé la confiance des investisseurs et a amélioré la réputation de THOM Group auprès des régulateurs et des parties prenantes, grâce à une transparence accrue.
L’intégration d’APLANET a non seulement transformé le reporting ESG de THOM Group mais a également mis en lumière le potentiel de la technologie pour dynamiser la responsabilité sociétale des entreprises.
Nous vous invitons à suivre cet entretien pour découvrir comment les solutions technologiques peuvent améliorer le développement durable et la conformité réglementaire dans votre entreprise.
Transcription
Vous trouverez ci-dessous la transcription complète de l’entretien.
| Pauline | Bonjour à tous, j’espère que vous allez bien. Je me présente, je suis Pauline Lamouille, Directrice Marketing chez APLANET et aujourd’hui j’ai le plaisir d’être avec Andreas Doucet, CSR Project and Reporting Officer au sein de THOM Group. Andreas va nous expliquer comment THOM Group tire partie de l’utilisation de APLANET pour améliorer tous les processus de collecte, gestion, consolidation et visualisation des données de durabilité (ESG). Bienvenue Andreas. |
| Andreas | Merci Pauline et bonjour. Effectivement, comme vous l’avez dit, je suis chargé de projet et de reporting RSE au sein de THOM Group. Pour donner un peu plus de précisions, THOM Group possède les enseignes Histoire d’or, Marc Orian, Agatha. On est présent en France, Espagne, Allemagne, Italie, Benelux et Chine depuis très peu de temps, on a donc un périmètre international au niveau de notre scope RSE. C’est pourquoi, il y a de cela à peu près un an, nous avons décidé de nous lancer à la recherche d’un outil nous permettant de collecter et de consolider nos données RSE, parce que jusqu’à présent, on fonctionnait à travers de la remontée de documents Excel. Cela nous posait pas mal de problèmes au niveau de la consolidation et traçabilité de nos données, que ce soit sur la partie justificatif ou tout simplement faute de frappe. Cela manquait beaucoup de vérifications chez nous et de par les actuelles et futures réglementations en vigueur, il fallait qu’on prenne vraiment le sujet à bras le corps. C’est pourquoi on a décidé de se lancer à la recherche d’un outil de reporting en début d’année dernière. Le process a duré je dirais 3-4 mois de mémoire. Nous avons eu des contacts avec différentes entreprises, dont APLANET et d’autres entreprises présentes sur le territoire français. Suite à cela, nous avons décidé de travailler avec APLANET parce que l’outil comporte plusieurs avantages pour nous, pour THOM Group. Et qui étaient les suivants. C’était la simplicité au niveau de l’utilisation, de l’usage qui était un élément très important pour nous car aujourd’hui, pour donner un peu plus de contexte également à ma mission, je suis le seul au sein du groupe à m’occuper de la partie Reporting ESG Extra-Financière. Le problème que l’on avait était de sensibiliser les contributeurs et les contributrices de manière accessible et simple à la plateforme pour leur montrer justement que c’était quelque chose qui pouvait également rentrer dans leur mission quotidienne ou mensuelle. Enfin, que la RSE fasse partie intégrante de leur scope. |
| Pauline | Aujourd’hui, combien de contributeurs avez-vous? |
| Andreas | Aujourd’hui, je ne peux pas vous dire exactement, enfin du quanti, mais nous avons des contributeurs dans chaque pays. Soit les DG pays sur les petits pays, par exemple au Benelux c’est le DG qui nous reporte. Sur la France, on a beaucoup de contributeurs car c’est là où on est le plus actif et présent, je dirais que l’on a à peu près une dizaine, douzaine de contributeurs en France. À peu près une personne par service phare et qui est en lien avec nos projets RSE. Et concernant l’Allemagne et l’Italie, qui sont nos 2 autres grandes entités, on a à peu près entre 3 et 5 contributeurs pays. On a souvent le DAF, directeur administratif et financier, qui vient reporter sur toute la partie finance et des contributeurs plus RH pour les indicateurs sociaux, que ce soit sur du personnel ou sur de la formation. Donc au total, c’est à peu près une trentaine de personnes au niveau du groupe, ce qui est assez conséquent surtout au niveau de l’Onboarding. C’est quelque chose qu’on a mis en place directement dès que la plateforme a été lancée. Ça a été plutôt bien perçu. Parce qu’ils ont compris l’intérêt du sujet et surtout des enjeux RSE du groupe. C’était quelque chose qui était non seulement obligatoire, mais aussi volontaire de notre part. Surtout de se doter de cet outil, Donc ça, c’était, comme je vous l’ai dit, très bien perçu. En revanche, nous, on a eu un. Un souci au niveau de l’onboarding au niveau de nos équipes parce que même si la plateforme est très simple d’utilisation. Les équipes ont toujours été habitué en fait à remplir de l’Excel. Donc, c’était vraiment quelque chose de nouveau pour eux, ce qui a posé quelques difficultés au départ mais l’inverse aurait été étonnant à vrai dire, même surprenant. Donc ça s’est bien passé. On a lancé plusieurs campagnes de collecte de data. La première pour le Bilan Carbone 2023, sachant qu’on est en exercice décalé, on termine au 30 septembre. Donc voilà, on a lancé ça à partir d’octobre dernier, une fois que la plateforme était opérationnelle. Donc, certaines personnes sont venues directement compléter et renseigner les données sur la plateforme, d’autres ont préféré poursuivre sur de l’Excel et me transférer leurs documents Excel pour que je puisse ensuite, dans un second temps, renseigner les données sur la plateforme et m’assurer du suivi, parce que ça aussi, c’était comme un avantage. Lorsque ce sont les contributeurs qui me transfèrent la donnée même comme via un document Excel, moi je peux m’assurer au moins de la traçabilité et de la mise en ligne des données, sans forcément passer par les rappels ou les notifications, voilà mise en ligne. Enfin, c’était quand même quelque chose d’assez utile pour moi dans mon travail quotidien et également du coup, la deuxième période a été le rapport annuel avec toutes les données RSE et ESG. Donc là ça nous a pris 2, 3 mois, entre octobre et janvier, pour collecter la globalité de ces indicateurs. Actuellement, on est en plein questionnaire ESG de nos investisseurs. C’est un peu quelque chose de récurrent chez nous. Tous les ans, on reçoit 5 à 6 questionnaires ESG de la part de nos investisseurs pour évaluer notre performance extra-financière. Et on s’est rendu compte qu’il y avait des indicateurs qu’on ne suivait pas dans ces questionnaires. Donc ça nous a permis également de prendre un peu de recul par rapport à ça, de nous comparer par rapport aux indicateurs qu’on suivait jusqu’à présent et donc d’insérer petit à petit de nouveaux indicateurs sur la plateforme. Donc ça a été quand même un point important, mais surtout facile à faire, facile à réaliser. Donc ça c’était très bien fait au niveau de l’onboarding, on a eu vraiment. une bonne montée en compétence de la part de de Kike et du reste des équipes. Surtout par rapport à moi, étant donné que j’étais le principal intervenant sur sur le sujet. J’ai pu bien comprendre tous les tenants et aboutissants de la plateforme, vraiment tout le paramétrage, ce qui était pas forcément chose aisée à la base. Et aujourd’hui je me trouve plus que, comment dire, fluide dans mon utilisation de la plateforme, que ce soit pour créer des indicateurs, renseigner de la donnée, mettre en place un dashboard, ce genre de chose. Donc ça également, ça nous a été plutôt profitable, en fait, lors de la mise en place de la plateforme. |
| Pauline | Vous m’avez dit qu’au début vous avez fait un benchmark pour regarder différentes solutions. Qu’est-ce qui a permis à notre produit de se démarquer des autres solutions que vous avez étudiées sur le marché français? |
| Andreas | Oui, alors comme je vous disais, c’était avant tout la la simplicité d’utilisation Ensuite, un autre élément était qu’on voulait créer notre structure, notre arbre de données, de remontée d’infos, de la même manière que notre reporting financier. Du moins que ce soit vraiment collé, alors pas à 100%, mais qui ait quand même les grandes lignes. Donc on avait plusieurs niveaux d’entité et les autres plateformes également nous proposaient pas autant de sous niveaux, si je puis dire, donc 4 ou 5 sous niveaux. Ce qui ce qui du coup ne pouvait pas être en adéquation avec notre besoin, du fait que voilà qu’on voulait vraiment avoir un reporting extra-financier qui soit quand même plutôt copie conforme de notre structure de reporting financier. |
| Pauline | Donc vraiment la flexibilité de la plateforme et avoir un accès personnalisé et une structure personnalisée en fonction de vos besoins pour pouvoir copier sur le financier. Est-ce que vous pensez que notre logiciel SaaS, vous a vraiment aidé à atteindre les objectifs RSE que vous étiez fixés, autant quanti que quali, sur l’année? |
| Andreas | Ouais alors étant donné que c’était une une année une, on avait alors quelques attentes, mais pas non plus des objectifs trop ambitieux dans le sens où on savait que ça allait être quelque chose de nouveau pour tout le monde. Le plus important, c’était de bien prendre en main la plateforme, de bien structurer l’ensemble de nos indicateurs, de notre feuille de route, que ce soit dans le bilan carbone ou notre plan de transition. Bien sensibiliser tous les contributeurs à la plateforme pour qu’ils prennent un peu la main et qui mettent également le pia l’étrier par rapport à tout ça. Donc il y a eu quelques difficultés comme je vous l’ai dit, mais encore une fois, moi je n’ai pas été surpris parce que voilà, c’est une année une. En revanche, pour cette année 2, on a beaucoup plus d’ambition dans le sens où on souhaite mettre en place un reporting mensuel ou trimestriel en fonction de certains indicateurs, liés à notre feuille de route, que l’on présentera au COMEX, et dont les données seront directement issues de la plateforme. Donc là, il va avoir un reporting plus fréquent, un suivi plus fréquent, plus attentif également. Donc là, on a beaucoup plus d’attente par rapport à ça. On va créer pas mal de choses sur la plateforme je pense au niveau au niveau du dashboard, pour que ce soit également, des éléments qui soient partageables avec l’ensemble des contributeurs, pour pas que ce soit seulement, si je puis dire, de la remontée d’information, mais qu’il y ait aussi de la redescente. Ce qui est important au niveau de l’analyse, ce qui aujourd’hui manque un petit peu chez nous. C’est pourquoi on souhaite mettre en place ce reporting auprès du COMEX pour leur montrer l’évolution de tel ou tel indicateur par rapport à notre feuille de route, et après faire de la redescente d’information suite suite à ces interventions. |
| Pauline | Aujourd’hui vous êtes le principal gestionnaire des rapports ESG et de toute cette partie extra-financière. Avec quelle fréquence utilisez-vous notre plateforme et quels sont les différents départements qui l’utilisent et leur rôle au sein de la plateforme? |
| Andreas | Alors il n’y a pas vraiment de fréquence si je puis dire linéaire ça dépend en fonction des périodes de l’année. Quand j’utilisais l’an passé, on avait quand même 2 périodes phares qui étaient en fin d’année: le bilan carbone et le rapport annuel. Cependant cela va changer du coup de par les mesures que que l’on va prendre. Donc là ça va être quasiment de l’utilisation hebdomadaire je pense dans les semaines à venir, on est encore en train de restructurer notre plan de reporting, donc ça ne devrait plus trop tarder par rapport à ça. Mais oui, ce serait quasiment de l’utilisation hebdomadaire pour au moins regarder la traçabilité de la donnée la remontée de données avec comme objectif une utilisation mensuelle sur la finalité, sur les indicateurs que l’on va suivre de manière mensuelle, trimestrielle, bi-annuelle peu importe. Il faut que je sois attentif à tout ça, c’est mon rôle. On a quand même une grosse structure, on est passé à 6000 employés, on a intégré d’autres entreprises dans notre périmètre RSE, donc il y a eu pas mal de chamboulement par rapport à ça. L’année dernière, surtout par rapport au bilan carbone, c’était plus compliqué de tracer de la donnée sur certains indicateurs, donc là aussi c’est aussi s’assurer de notre côté qu’on ait le même niveau de maturité sur les indicateurs pour éviter des trous dans la raquette. |
| Pauline | Quand vous m’avez expliqué que l’onboarding était vraiment clé pour engager les équipes en interne, les former sur la plateforme, que c’était challengeant vu qu’ils passaient d’une gestion Excel à une plateforme totalement nouvelle. Comment est-ce que vous évaluez l’onboarding qui a été donné par APLANET avec vous et tous les contributeurs qui y ont accès et le support et accompagnement de notre service clientèle a posteriori? |
| Andreas | Ça a été super, franchement très satisfaisant dans le sens où à chaque fois l’onboarding s’est très bien passé. Alors comme je vous ai dit, que ce soit Kike et ou les autres intervenants, je pense surtout à la partie italienne, étant donné qu’on avait un autre intervenant à ce moment-là. Ça a été encore une fois très bien perçu, on avait tous les outils mis à disposition, dont les guides d’utilisateur pour bien comprendre la plateforme de manière synthétique mais juste cantonnée à leur rôle de contributeur. Je sais qu’aujourd’hui ils l’utilisent encore. Maintenant, ils n’ont pas une utilisation aussi fréquente de la plateforme que moi. Donc ils peuvent perdre un petit peu l’habitude par rapport à cela. Néanmoins, l’onboarding a été qualitatif même avant de passer avec les équipes lorsqu’on était en train de bâtir notre structure en amont. Concernant les indicateurs, la sélection, les documents qui ont été partagés avec nous également en amont, tout a été fait dans l’ordre, sans sauter des étapes. Et ça nous a permis progressivement, de monter en compétence sur la plateforme. Pour Carole et Estelle, même si aujourd’hui elles ne contribuent pas forcément sur la plateforme, elles ont ce droit de regard. Donc elles y vont de temps en temps pour regarder la création de contenu ou la remontée d’informations. |
| Pauline | Est-ce que maintenant que vous utilisez notre plateforme, au vu de CSRD l’année prochaine, est-ce que vous vous sentez équipé et prêt à piloter vos données de durabilité et le rapport de cette nouvelle réglementation depuis APLANET? |
| Andreas | On n’était pas sur la DPEF, on avait alors un rapport de durabilité, si je puis dire, qui était intégré dans le rapport annuel, mais on n’était pas dans les critères DPEF de par le statut de l’entreprise. Concernant la CSRD, on va être impactés en 2026 de par le statut et également de par le fait qu’on soit en exercice décalé. Ça va nous pousser à partir d’octobre et non pas à partir de janvier. Donc on a un peu de temps par rapport à ça, on on le sait, néanmoins, on souhaite anticiper le mieux possible l’exercice parce qu’on sait très bien que ce ne sera pas tâche aisée. Donc là on attend beaucoup en fait de la plateforme pour se mettre à jour et obtenir toutes les informations nécessaires. Tant sur les indicateurs, les datapoints etc… qui nous seront présentés et qui seront rendus obligatoires par la réglementation. Donc là aussi on a un peu anticipé le sujet, on s’est renseigné auprès des équipes il y a de ça quelques semaines. J’ai contacté Kike par rapport à tout ça. Il m’a dit qu’une première version en anglais était en cours de déploiement sur sur la plateforme et qu’une VF allait certainement arriver par la suite au début de l’été. Donc ça a été une réponse assez satisfaisante pour nous parce que comme je vous l’ai dit, on regarde attentivement. Néanmoins, ce n’est pas encore la priorité. On sait très bien qu’on a aussi beaucoup de travail de notre côté à faire, que ce soit l’exercice de double matérialité avant de pouvoir partir sur la partie indicateur. On travaille aussi sur ça de notre côté pour essayer de ne pas sauter d’étape et de faire les choses dans l’ordre. Mais on est plutôt confiant de par les réponses qu’on a obtenues de votre part sur la mise en place de la CSRD sur la plateforme. |
| Pauline | Est-ce que vous recommandez notre plateforme APLANET à d’autres entreprises, d’autres responsables ESG et reporting CSR et pourquoi ? |
| Andreas | Bien évidemment, ce serait bien avec plaisir de pouvoir échanger avec d’autres personnes qui étaient probablement à notre place il y a de ça un an. Pourquoi ? Parce que comme je l’ai dit, j’ai vraiment une très bonne expérience sur la plateforme de manière globale. Encore une fois très simple d’utilisation. Pour des néophytes de la RSE ou des personnes qui ne sont pas forcément en charge de la RSE je trouve ça accessible à prendre en main. Il n’y a pas besoin d’être un roi de l’informatique ou un expert de la RSE, peu importe. Donc ça c’est vraiment l’avantage principal pour moi. Et ensuite parce que la plateforme nous permet de réaliser beaucoup de choses, tant sur la traçabilité que sur la création de contenu plus visuel. Et que également parce que les équipes et le service client sont très à l’affût. Quand j’ai une question et que je la pose à Kike j’ai des retours assez rapides et surtout de qualité. C’est quand même super d’avoir tous les outils et les moyens de réponse à disposition en plus du manuel utilisateur. Ça ne peut que profiter positivement à l’expérience. |
| Pauline | Génial, parfait. Et après sur un point, un peu plus d’amélioration en interne. Est-ce qu’il y a des modules, des fonctionnalités que vous considérez indispensables ?Est-ce qu’il y a des modules, des fonctionnalités que vous considérez indispensables, que nous aurions besoin d’inclure dans notre plateforme? Quels sont les aspects qui peuvent peut-être vous poser problème aujourd’hui et qu’on pourrait améliorer? |
| Andreas | Il y avait un point que j’avais bien noté. Lorsqu’on a commencé à attribuer les indicateurs aux contributeurs, j’ai été obligé de renseigner des contributeurs par indicateur ne pouvant pas faire cela en masse, ce qui était un peu un souci dans le sens où on avait quand même beaucoup d’indicateurs avec beaucoup de contributeurs. J’aurais bien voulu sélectionner tous mes indicateurs, les attribuer à une personne ou plusieurs personnes. Et donc là, ça a été un moment un peu difficile dans le sens où ça m’a pris un peu de temps de faire tout ça parce que on a eu beaucoup d’indicateurs, donc évidemment Kike m’a proposé son aide, mais nous même on n’était pas sûr de l’attribution des indicateurs par contributeur, donc j’ai préféré m’en occuper seul. Néanmoins, c’était peut-être le petit outil, le petit paramètre manquant au niveau de mon expérience utilisateur. C’était de ne pas pouvoir attribuer en masse certains indicateurs à certains contributeurs de manière rapide et de devoir répéter l’opération. |
| Pauline | Aujourd’hui, quelles sont les fonctionnalités de notre produit qui vous semblent les plus utiles ? |
| Andreas | Aujourd’hui, on utilise quand même globalement beaucoup de choses. Ce qui est intéressant, c’est de pouvoir avoir une vue d’ensemble de l’évolution des indicateurs lorsqu’on est sur la page indicateur, avec la rétrospective, l’évolution par rapport aux années antérieures. L’apport de pièces justificatives est également important pour nous étant donné qu’on va se faire auditer au vu de la CSRD, mais que dès à présent on se fait déjà auditer sur la partie Bilan Carbone, donc c’est contribuer à cela en insérant des pièces justificatives dans la plateforme au même endroit que la collecte des indicateurs. Pouvoir également insérer des commentaires pour donner un peu plus d’explications et de contenu à la donnée, ce qui est quand même assez intéressant. On ne parle pas qu’avec des chiffres, on parle avec des mots, donc ça vient faciliter la compréhension de tout ça. C’est également de pouvoir échanger avec les contributeurs sur sur la plateforme, en faisant des relances et rappels, de pouvoir restructurer très facilement. Lorsqu’on a bâti notre feuille de route il y a de cela un an, on avait mis la première version sur la plateforme, avec tel indicateur, tel pilier dans tel engagement. Sauf que les choses ont changé depuis. On a revu notre plan, on a enlevé des indicateurs, on en a ajouté des nouveaux, on a changé le nom de nos engagements. Je trouve le paramétrage plutôt simple hormis le petit point négatif que je vous ai dit auparavant. Je trouve ça assez simple au niveau de la modification des paramètres des indicateurs, tout est modifiable, tout est modulable et cela est très intéressant. Étant donné que la RSE est en constante évolution et toujours en mouvement, soit propre à l’entreprise ou même par rapport aux réglementations, c’est quand même un point plus que positif. |
| Pauline | Est-ce que vous pensez que APLANET a permis aussi d’engager au mieux vos équipes, depuis le COMEX jusqu’au contributeurs dans les différentes filiales et sociétés que vous managez ? |
| Andreas | Naturellement parce que, comme je vous le disais, avant c’était des questionnaires ESG qui étaient seulement annuels, donc ils avaient l’impression que c’était un peu la contrainte annuelle de venir remplir la demande concernant l’extra-financier. Sauf qu’aujourd’hui, ils ont bien compris que ce n’était non plus seulement un exercice obligatoire, mais également une démarche volontaire de notre part car on souhaite aller plus loin sur certains sujets. Encore une fois, l’outil n’est pas n’est pas obligatoire, c’est nous qui avons voulu le mettre en place également pour leur faciliter la tâche, le travail au niveau contributeurs. Donc ça ils l’ont bien compris Et puis aujourd’hui ils savent très bien que la RSE fait partie intégrante de l’entreprise, non pas seulement mon poste à moi parce que j’ai le titre de RSE, mais également le leur parce que tout le monde contribue à sa manière, à son échelle, à la RSE au niveau du groupe. Donc ça ils l’ont bien compris. Et les retours ont également été positifs sur la mise en place de la plateforme. J’ai eu beaucoup de questions par rapport à cela, que ce soit sur la fréquence de tel ou tel indicateur, pour justement anticiper au mieux les délais de réponse et le suivi de la collecte de leur côté. Également sur les fonctionnalités mises en place et les perspectives d’évolution. J’ai vraiment senti quand même un intérêt assez assez fort de la part de l’équipe contributrice. |
| Pauline | Et donc vous pensez que APLANET a permis de réduire la charge administrative derrière toute la collecte et la gestion des données ESG et donc de gagner en temps? |
| Andreas | Bien sûr, ça facilite parce qu’on met tout au même endroit, que ce soit la data ou les pièces justificatives, et non plus dans des dossiers qui sont un peu perdus, qu’on ne retrouve plus et qui quelquefois ne sont pas forcément envoyés aux personnes adéquates et aux principales personnes intéressées dans le département RSE au niveau du groupe. Donc c’est sûr que ça facilite grandement la tâche, que ce soit de leur côté ou même du nôtre, pour s’assurer du bon fonctionnement de la remontée de données. |
| Pauline | Parfait, merci beaucoup Andreas, je ne sais pas s’il y a quelque chose que vous souhaitez ajouter. |
| Andreas | Eh bien non, merci encore une fois. Après non, je pense avoir fait le tour globalement, du moins je l’espère. |
